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FAQ

Tous les avocats, les établissements financiers et les autres usagers intensifs seront tenus d’utiliser le nouveau système d’enregistrement électronique à compter du 3 avril 2018. Les usagers intensifs sont ceux qui soumettent généralement plus de 500 documents par an.

Les usagers qui soumettent généralement plus de 100 documents par an seront tenus d’utiliser l’enregistrement électronique à compter du 1er octobre 2018. Les clients occasionnels et ceux qui ne soumettent qu’un faible volume de documents continueront de pouvoir remplir des formulaires papier.

Veuillez consulter la directive sur le utilisation de l’enregistrement électronique ici.

Veuillez remplir la Formule de demande des clients pour faire une demande d’accès à l’enregistrement électronique.

Si vous avez déjà accès à Titres en ligne, vous aurez automatiquement accès à l’enregistrement électronique lors du lancement de ce service en décembre 2017.

Si vous avez déjà accès à Titres en ligne, vous n’avez pas besoin de faire une demande d’accès à l’enregistrement électronique. L’accès vous sera automatiquement accordé lors de la mise en service de l’enregistrement électronique en décembre 2017.

Si tu n’a pas accès, veuillez remplir la Formule de demande des clients pour faire une demande d’accès à l’enregistrement électronique.

En tant que fournisseur de services pour la Province du Manitoba, l’Office d’enregistrement des titres et des instruments est tenu d’offrir un système d’enregistrement des titres fonciers efficace, fiable et moderne. Cela passe par l’élimination des envois de documents papier et leur remplacement par un système électronique moderne qui répond pleinement aux besoins et aux attentes de nos clients.

Exigences relatives au navigateur
Pour accéder au système d’enregistrement électronique, vous devrez utiliser un navigateur qui répond aux exigences minimales suivantes :

  • Microsoft Internet Explorer 11
  • Microsoft Edge
  • Version la plus récente de Mozilla Firefox
  • Version la plus récente de Google Chrome
  • Version la plus récente de Safari sur Apple Mac OS X

Directives de numérisation

Tous les documents numérisés et téléversés doivent être d’une qualité suffisante pour permettre l’examen électronique. Les documents doivent :

  • être en couleur
  • avoir une résolution de 300 ppp
  • être en format PDF

La validité des documents numérisés sera déterminée en dernier ressort par le registraire de district.

L’accès à nos formules intelligentes

Il est recommandé d’ouvrir les formules intelligentes sur un ordinateur Windows utilisant Adobe Reader DC.

L’utilisation de ces formules intelligentes deviendra obligatoire en décembre 2017.

L’enregistrement électronique est une application en ligne dans laquelle vous ouvrirez une session à l’aide d’un identificateur d’utilisateur et d’un mot de passe qui vous auront été attribués. Avant la mise en service, nous mettrons à votre disposition un guide d’utilisation détaillé, un ensemble complet d’outils de formation et des séances de formation à l’enregistrement électronique.

Absolument! Trouverez un guide d’utilisation détaillé et des vidéos ici.

Nous offrirons aussi des séances de formation en personne à plusieurs endroits au Manitoba cet automne. Vous paierez les enregistrements par l’intermédiaire de la demande d’enregistrement électronique en utilisant votre compte de dépôt existant. Vous pourrez ajouter de l’argent à votre compte de dépôt de la même façon qu’actuellement. Un des principaux avantages du nouveau système d’enregistrement électronique est la possibilité de payer par virement électronique de fonds. Veuillez remplir la Formule de demande des clients pour s’y inscrire.

Veuillez remplir la Formule de demande des clients pour faire une demande relative au réapprovisionnement ou au virement électronique de fonds.

Veillez à ne pas envoyer par courriel des formules contenant vos renseignements bancaires. Vous devez les envoyer par la poste ou les déposer en personne à notre bureau de Winnipeg :

Office d’enregistrement des titres et des instruments
276, avenue Portage
Winnipeg (Manitoba) R3C 0B6
Destinataire : Chef des services aux clients

Oui, le nouveau système devrait accélérer considérablement plusieurs étapes de la procédure d’enregistrement. Vous pourrez payer immédiatement au moment de l’envoi et un numéro d’enregistrement sera fourni presque immédiatement pendant les heures d’enregistrement.

L’objectif est de créer un temps de traitement uniforme pour tous les documents envoyés partout au Manitoba. La plupart des clients constateront un raccourcissement du délai de traitement. Dans certaines régions, où les délais de traitement étaient souvent plus courts que la moyenne, ceux-ci pourraient diminuer un peu en raison de la mise en œuvre d’une norme de service plus uniforme pour tous les usagers.

Non, les heures d’enregistrement resteront les mêmes que celles qui figurent dans les dispositions législatives actuelles. Par contre, les heures d’envoi des documents seront prolongées au-delà de nos heures d’ouverture ordinaires.

Vous pourrez envoyer des documents en soirée et pendant les fins de semaine pour qu’elles soient placées dans la file d’attente de l’enregistrement. Dès l’ouverture de l’enregistrement, les documents seront enregistrés dans l’ordre où ils ont été reçus sur la file d’attente.

Non, vous n’aurez pas besoin de remplir une Demande détaillée d’enregistrement distincte avec l’enregistrement électronique.

Comme avec Titres en ligne, toutes le personnes de votre entreprise qui veulent utiliser le système d’enregistrement électronique devraient avoir leurs propres identificateur d’utilisateur et mot de passe. Les avocats en chef doivent avoir leur propre identificateur d’utilisateur, même si leur personnel de soutien peut téléverser et envoyer des enregistrements en leur nom.

Les droits sont gérés par le Règlement sur les droits afférents aux titres fonciers pris en application de la Loi sur les biens réels. Les droits augmenteront $10 après la mise en service de l’enregistrement électronique. Cependant, les droits applicables à l’enregistrement électronique seront le même que les droits applicables à l’enregistrement de documents papier.

Le Bureau du registraire général publiera un nouveau barème des droits à septembre 2017.

Le registraire général a confirmé qu’il ne sera nécessaire de conserver les dossiers papier des documents envoyés à l’Office d’enregistrement des titres et des instruments que jusqu’au moment où l’enregistrement sera accepté ou rejeté.

Il convient de noter que même si le bureau des titres fonciers n’exigera pas que vous conserviez ces dossiers, votre entreprise ou l’organisme de réglementation de votre profession pourraient exiger que vous gardiez des copies en vertu de leurs politiques de conservation des dossiers.

Les clients peuvent envoyer presque tous les documents relatifs à des titres fonciers par l’intermédiaire de l’enregistrement électronique. Documents qui ne peuvent pas être envoyés par l’intermédiaire de l’enregistrement électronique :

  • Ordonnances définitives de forclusion
  • Plans d’arpentage aux fins d’enregistrement*

* Les clients qui envoient des documents relatifs à des titres fonciers en série avec un plan d’arpentage doivent envoyer des copies papier des documents avec le plan mylar. Par contre, si les clients envoient séparément le plan d’arpentage mylar aux fins d’enregistrement (pas en série), ils peuvent envoyer le reste des documents par l’intermédiaire de l’enregistrement électronique.

Non, nous n’accepterons pas les signatures numériques.

Chaque sceau – social, notarial ou autre – apposé à un document envoyé au bureau des titres fonciers à des fins d’enregistrement doit être visible lorsque le document est numérisé. Cette directive s’applique notamment aux sceaux apposés aux certificats notariés. Veuillez utiliser des seaux à encre en caoutchouc ou des sceaux en relief avec cachet. Les sceaux en relief sans cachet n’apparaissent pas sur les documents numérisés et ne seront donc pas acceptés.Pour les documents déjà passés et scellés, la partie qui envoie le document peut annexer un affidavit ou une déclaration solennelle indiquant qu’elle a examiné le document et que le sceau de la partie qui scelle le document est apposé sur le document original.Veuillez consulter la directive sur les sceaux des documents, du le 27 septembre 2017, à www.tprmb.ca/tpr/rg_directives/directive_on_document_seals.pdf.

Un règlement gouvernemental établit le montant des droits. Ce règlement comprend une formule qui sert à déterminer les éventuelles augmentations de droits.
Le montant des droits de l’Office d’enregistrement des titres et des instruments, y compris les augmentations et les modifications, est déterminé par les deux règlements gouvernementaux suivants :

  • Règlement sur les droits relatifs aux services d’enregistrement foncier, RM 71/2014;
  • Règlement sur les droits relatifs aux services d’enregistrement en matière de biens personnels, RM 72/2014.

En 2019, le droit applicable aux enregistrements électroniques dans le Registre des titres fonciers sera de 104 $ par document. Les enregistrements électroniques comprennent tout document (formule intelligente ou formule papier numérisée) envoyé par l’intermédiaire du système d’enregistrement électronique (https://ereg.tprmb.ca/). Les enregistrements en format papier, c’est-à-dire les documents imprimés remis en personne ou envoyés par la poste à notre bureau, coûteront 109 $ par document. La liste complète des droits de l’Office d’enregistrement des titres et des instruments en 2019 est consultable sur notre site Web au www.tprmb.ca/tpr/rg_directives/directiveindex.fr.html.

Le registraire de district ne se prononce pas sur l’identité des personnes qui doivent remplir les différentes parties de la formule de transfert électronique. La formule de transfert électronique est conçue de telle sorte que la partie réservée au cédant doit être remplie et verrouillée pour que la partie réservée au cessionnaire soit créée. Cela dit, aucune règle n’empêche l’avocat du cessionnaire de remplir la partie réservée au cédant, si les parties sont d’accord. Il faut faire attention, cependant, car une fois que les pages de contenu du cédant ont été verrouillées, il est impossible de les déverrouiller. Quelle que soit la personne qui remplit la formule, il incombe au cédant de veiller à ce que les renseignements fournis dans les pages de contenu du cédant soient exacts et complets avant de signer la formule. Dans cette situation, on peut appliquer la méthode suivante :

1. Remplir les pages du cédant.
2. Verrouiller la formule et créer la page de signature du cédant.
3. Créer la partie de la formule réservée au cessionnaire.
4. Remplir les pages du cessionnaire.
5. Procéder au 2e verrouillage de la formule et créer les pages de signature du cessionnaire.
6. Le cessionnaire signe les pages de signature du cessionnaire.
7. Envoyer la formule et les pages du cessionnaire signées à l’avocat du cédant.
8. L’avocat du cédant vérifie que les renseignements indiqués sur les pages de contenu du cédant sont exacts.
9. Le cédant signe les pages de signature du cédant.
10. Le document est envoyé aux fins d’enregistrement.

Oui, nous acceptons les formules qui sont conformes aux directives en vigueur au moment de la signature.

Les fichiers resteront dans votre espace de travail pendant les sept jours civils qui suivent la fin de la procédure d’enregistrement et l’acceptation des documents. Les fichiers qui sont rejetés resteront dans votre espace de travail pendant les 60 jours civils qui suivent le rejet des documents.

Non, ce nombre est illimité.

Les formules électroniques sont toutes les formules envoyées de façon électronique. Il y a deux catégories de formules électroniques : les formules intelligentes et les formules papier numérisées. Les quatre formules intelligentes sont celles que l’on peut remplir de façon électronique. Il s’agit des formules de transfert, d’hypothèque, d’opposition et de mainlevée. Les formules papier numérisées sont toutes les autres formules que les clients continuent de remplir sur papier, puis de numériser afin de créer des versions numériques.

Il se peut que la firme ou l’utilisateur que vous cherchez n’ait pas accès à l’enregistrement électronique. Seuls les firmes et les utilisateurs qui ont accès à l’enregistrement électronique s’afficheront dans le menu déroulant.

Vous devez appliquer la politique ordinaire en matière de correction de l’Office d’enregistrement des titres et des instruments après que le fichier a été envoyé.

Il existe deux types de changement visant l’adresse aux fins de signification. Dans les deux cas, il faut remplir la formule de demande/transmission et les changements seront ajoutés sous forme de formule papier numérisée dans l’enregistrement électronique.

Pour changer l’adresse aux fins de signification d’un propriétaire inscrit, sélectionner demande de délivrance d’un titre dans le menu déroulant du type d’instrument et indiquer exempté de droits sur l’écran d’envoi (l’enregistrement de cette formule à cette fin est gratuit).

Pour un changement d’adresse ayant trait à un instrument (dans le cas d’un opposant, par exemple), sélectionner changement d’adresse dans le menu déroulant du type d’instrument. Cette formule s’affichera automatiquement comme un document exempté de droit sur l’écran d’envoi.

Non. Bien que vous puissiez accéder à Titres en ligne et à l’enregistrement électronique en utilisant la même connexion, les fichiers sont envoyés aux fins d’enregistrement uniquement par l’intermédiaire de l’enregistrement électronique.

Vous devez communiquer avec l’Office d’enregistrement des titres et des instruments et demander le rejet du fichier. Cette demande est payante.

Une fois que vous avez changé la propriété d’un fichier, vous n’avez plus accès à celui-ci. Le nouveau propriétaire devrait partager le fichier avec vous afin que vous puissiez de nouveau y accéder.

Il se peut que d’anciennes versions des formules intelligentes ne fonctionnent pas comme des formules intelligentes dans l’enregistrement électronique, même si elles ont l’air d’être exactement semblables à la version actuelle. Si vous recevez ce message d’erreur, téléversez plutôt la formule en version papier numérisée. Il n’est pas nécessaire d’imprimer et de numériser la formule; il vous suffit de téléverser la formule intelligente dans son format PDF original comme une formule papier numérisée. Les versions suivantes des formules intelligentes doivent être téléversées comme des formules papier numérisées dans l’enregistrement électronique :

  • formule d’opposition électronique – versions 10.0 et 10.1
  • formule de mainlevée électronique – versions 7.0 et 7.1
  • formule d’hypothèque électronique – versions 6.0 et 6.1
  • formule de transfert électronique – version 5.0

Vous devriez toujours utiliser les versions les plus récentes de nos formules offertes sur notre site Web.

Oui. Vous pouvez télécharger toutes les formules électroniques et preuves additionnelles dans un fichier, puis changer la propriété au bénéfice d’un autre utilisateur. Cependant, nous déconseillons de téléverser des formules électroniques ou des preuves additionnelles qui ne sont pas destinées à être envoyées aux fins d’enregistrement.

Veuillez vous référer à la directive du registraire général intitulée Ampliations de certificats de titre détruites et datée du 21 mars 2017 : www.tprmb.ca/tpr/rg_directives/destroyed_duplicate_titles.pdf

Lorsque vous verrouillez une formule intelligente, les pages de signature sont créées. Vous devrez imprimer les pages de signature afin de les signer. Une fois qu’elles sont signées, numérisez-les afin de pouvoir les téléverser dans l’enregistrement électronique. Le personnel de l’Office d’enregistrement des titres et des instruments ne tiendra pas compte des pages de signature vierges annexées à la formule intelligente PDF.

Les états électroniques des titres et des instruments sont envoyés automatiquement par courriel le matin suivant l’acceptation d’un enregistrement. Les statuts seront annexés au courriel, soit en format PDF (un seul état), soit dans un fichier autodécompressable (plusieurs états). Veuillez vous assurer que votre programme de courrier électronique accepte les PDF et les fichiers autodécompressable (ZIP) envoyés en pièce jointe.

La page d’examen du document résume les renseignements qui, autrefois, auraient été notés au stylo sur une Demande détaillée d’enregistrement ou d’autres formules papier, tels que le numéro d’enregistrement attribué, le type de formule, les numéros des titres nouvellement créés et les avis d’irrégularité. Elle est annexée à pratiquement toutes les formules, y compris – sans s’y limiter – toutes les formules envoyées par l’intermédiaire de l’enregistrement électronique.

La liste ici contient les mentions d’objet de la plupart des avis de service que l’Office d’enregistrement des titres et des instruments envoie.